كيف تتعامل مع النِقاشات الصعبة

استمع على ساوندكلاود 🎧

بعض النقاشات التي تتم في الشركة قد تكون متعبةً فعلاً، فمثلا تصور أن يكون عليك إعلام إثنينِ أو ثلاثةِ موظفين لديك بأن واحد منهم فقط سيتم ترقيته في وظيفته إلى منصبٍ أعلى ، أو أن تتكلم بصراحة عن رأيك في أنَّ الإجتماعات التي تجري في الشركة غير بناءة و ليست ذات فائدة!

تتحدث اندريا لي (Andrea Lee ) [ و هي المديرةُ التنفيذيةُ لمؤسسةِ Thought Partners international في كتابها -نحن بحاجةٍ للكلام : دليلك لمحادثاتِ العمل الحساسة -" we need to talk: your Guide to Challenging business Conversations “ ] عن بعض النقاط الهامة التي يجب أن تأخذها في الحسبان في اجتماعاتك مع موظفيك أو مرؤوسيك على حد سواء فتقول في جزء من كتابها: إن أول خطوة لإجراء مثل هذه النقاشات الحسًّاسة هو أن نعترف بأن هذه النقاشات ممكن أن تكون صعبة بل حتى جارحة، و لكّي تخوض في مثل هذه النقاشات تقترح لي (Lee ) اتباع أسلوب محدد يبدأ بثلاثة أسئلة يسألها الشخص لنفسه قبل أن يخوض بنقاشات العمل، و هذه الأسئلة هي:

أين نحنُ الآن؟

إلى أين نريُد أن نصل؟

كيف سنصلُ لهناك؟

هذه الأسئلة يمكن أن تُغير اللُعبة، تقول لي " Lee " من دون هذه الأسئلة ستتكون الكثير من الآراء المُسبَقة و التكهُنات لدى طرفيّ النقاش، حيث أنَّ أساس هذه الآراء ناتجٌ أحياناً عن بيئة العملِ نفسِها وطبيعة العلاقات الموجودة بين الموظفين في الشركة والتي تفرِضها ثقافة الشركة عليهم من خلال احتكاكِهم بهذه الثقافة خلال سنواتِ العمل في الشركة.

خذ على سبيل المثال عملية اختيار شخصٍ واحٍد فقط من أصل مجموعة من المرشحين لاستلام مشروعٍ جديد، مما يعني حصول هذا الموظف على المزيد من الصلاحيات والإمتيازات ، وزياة في المُرتب، إضافة إلى مكانة إجتماعية أفضل. في مثل هذه الحالة تفترِضُ لي ( LEE) السيناريو التالي حول طبيعة المحادثة التي قد تجري بين المدير وبين المرشحين ، و تقول أنها ستتم كما يلي :

المدير مخاطبا الموظفين المرشحين: لماذا يرغب كل واحد منكم في استلام المشروع الجديد، وما الذي تأملون تحقيقه بعد الإنتهاء من تنفيذه؟ هذا السؤال حسب لي ( Lee ) يطرح التساؤُلان " أين أنت الآن؟ و أين تريد الوصول؟

المرشح الأول: أرغب في هذا العمل لأني في الفترة الحالية أعمل في مشروعٍ مشابه أقوم بمهام مشابِهة لماهيّة المهام التي سيتطلبها المشروع الجديد، وهذا يعني أنه بإمكاني تنفيذ المشروع الجديد بدون الحاجة للحصول على تدريب جديد، لذا فإنني أعتقد أن اختياري لهذا المشروع سوف يحقق وفورات في التكاليف.

المرشح الثاني : أرغب في هذا المشروع لأنني أمتلك علاقات أفضل مع الأفراد المشاركين في تنفيذ المشروع ، فهم يُحبون فعلاً العملَ مَعي، وأعتقد أنهم سيَجْلِبون المزيد من المشاريع للشركة إن أُتيحت ليَ الفرصة في أن أكون أكثر قرباً مِنهم.

المرشح الثالث : يجب أن أكون أنا الشخص الذي يستلم هذا المشروع لأني جديدٌ في الشركة و لم أستلم أيَّ مشروعٍ بعد، سأكونُ قادراً على إعطاء الاهتمام الكافي للمشروع لتفرُغي، كما أنني سأستطيع انهاؤه في الوقت المحدد.

المدير : شكراً لكل واحد منكم على إجابته الواضحة، أنا أيضا أُريدُ أن أكون واضحاً حول ما أعتقده في ما يخص هذا الأمر في هذا المجلس، نحن بحاجة لأن نعمل بكفاءة أكثر وأن نحقق مزيدا من المشاريع في هذا الربع من السنة حيث أننا نعتبر أن الحصول على المزيد من المشاريع في الوقت الحالي هو أحد أولويات شركتنا.

بالنسبة للمرشح الأول : أعلم أن ستقوم بعمل رائع في حالة استلامك للمشروع، ولكنني أعتقد أنه من الأفضل لك التركيز على المشروع الذي تعمل عليه حاليا والانتهاء منه في الوقت المحدد. دعنا نتكلم على انفراد حول فرص تحسين وضعك في العمل.

بالنسبة للمرشح الثالث : أنت غير مؤهل بعد لتستلم مشروع جديد ...

بالنسبة للمرشح الثاني : نعم ، لربما انت قادر على جذب أعمال جديدة للشركة من خلال هذا المشروع، لذا أرغب في أن نحدد موعد لكي نعمل فيه معاً على وضع خطة لإطلاق هذا المشروع والتحرك باتجاه الحصول على صفقات ومشاريع جديدة.

تشير لي ( LEE ) بأن المدير في هذه المحادثة استطاع بنجاح أن يعنون التساؤلات الثلاثة المشار إليها سابقاً.

عندما تكون قائداً لفريق عمل، تكون إثارة الحوافز لكل الأطراف طريقة جيدة وذلك بدون أن تُظهر أي تفضيل لأحد، تقول لي ( Lee ) عندما يرى الموظفون إلى أي مدى تتعامل بإنصاف مع كل فرد من أفراد فريق العمل وأنك توجه نفس السؤال للكل، فإنهم سينظرون لك على أنك انسان محايد ، وستحصل على المصداقية عندهم. فلو أن المحادثة التي أشرنا اليها سابقا تمت بطريقة أقل هيكيلية وبطرح أسئلة غير حيادية فهناك إمكانية لحدوث استياء ومشادات بين أعضاء الفريق مما سيترتب عليه نتائج سلبية.

بالإضافة لذلك تقول لي ،حاول أن لا تجعل المشاعر تتدخل في النقاشات الحساسة فلربما حدث خلاف بين المدير وبين أحد الموظفين فيما مضى، فإن هذا الخلاف يجب أن لا يدخل في النقاشات حول أداء الموظف في الشركة، وأن لا يجعل منه سببا لتقييم أداء الموظف بشكل سلبي. إن قيام المدير بإدخال مشاعره في نقاشاتِ العمل وتقييمه لموظفيه تجعل التقييم ظالماً وتؤدي إلى نتائج سلبية.

كثيراً ما تَتِمُ بعضُ النقاشاتِ المهمةِ بطريقةٍ تتدخلُ بها المشاعرُ الشخصيةُ، الأمر الذي يؤدي في النهايةِ لنتائجٍ سلبيةٍ، تقولُ لي ، إن العواطفَ تُحيطنا بسحب، حيثُ يُصبح الطرفُ الآخرُ غيرَ قادرٍ على إستيعاب ما نريدهُ منه، ولا نكون قادرين في ذاتِ الوقت على إيصال أفكارِنا بشكلٍ واضحٍ له. مما يجعل المحادثة وكأنها تتم بين شخصين جالِسَين في غرفةٍ مظلمة، يُحاول كل منهما الوصول للطرف الآخر عن طريق لمس الأشياء حولهما، بدل ان تفكر في الماضي وتجعله يعرقلك، نظف أفكارك وابدأ المحادثات الناجحة معتمدا على منهجية التساؤلات الثلاثة.

أوقف المقابلة و النقاش !

نوعٌ آخرٌ من المناقشاتِ الصعبةِ هو أن تخبر الأفرادَ الموجودين في الاجتماع بأنَّ الحديث ليس ذو جدوى وأنه يجب إنهاؤه، ولكن أليس من الخطيرِ على مستوى الوظيفة أن يقوم مديرُ قسمِ أو مديرُ مواردَ بشريةٍ بطرحِ تساؤُلٍ حول القصد من الاجتماع الدوري الذي دعا إليه شخص من مستوى إداري أعلى منه؟

ربما تعتقد بأن قولك " هذا الاجتماع يبدو لي فعلا غير مجدي " يعني إنهاء عملك في الشركة، ولربما تكون على حق، تقول لي (Lee ) إنّك لن ترغب بأن تكون بهذه الصراحة، ولكن على أيَّة حال يُوجد طرق لتنهي الإجتماع.

من الطرقِ البارِعة لإنهاء وجودك في الاجتماع أو المناقشة أن تستفهم عن هدف الاجتماع عن طريق طرح مجموعة أسئلة وهي :

أنا حقاً لديَّ فُضول، نرغب في الحصولِ على أفضل النتائج من هذا الاجتماع، ومتأكد بأنك أنت أيضا حضرَة المدير ترغبُ في ذات الشيء، ما الذي تود مننا أن نستمع له ونركز عليه وما الأشياء التي يجب أن نقوم بتنفيذها بناء على هذا الاجتماع؟

أعلم بأنَ هذا الإجتماع مهمٌ جداً، و أرغب في أن أتأكد من أننا واضحين حوله، هل يوجد سببٌ مُحدد يجعلك تريد أن نكون موجودين في هذا الاجتماع؟ أنا لا أريد أن أفوِّت عليَّ النُقطة التي تريد إيصالها لنا ويُسعدنا مساعدتك لنا في توضيح النقاط المهمة.

أعلم بأنَنا جميعاً لدينا الكثير من الأعمال لِنُنهيها، لذلك فإنني متلهفٌ لأعرف تطلعاتُك حولَ هذا الإجتماع؟ ما النتائج التي تريد أن تحققها من وجودنا في هذا الإجتماع؟

إنه من غير المحتمل أن يتم طرد أي موظف من اجتماع لأنه طلب توضيحا لأهداف الإجتماع والتطلعات منه، تقول لي ( Lee ) " السؤال بِذكاء و مهارة طريقةٌ ممتازةٌ للاستيضاح والكشف عن النقاش الذي لا تحتاج أن تخوض فيه، إضافة مثل هذه التوضيحات في النقاشات المهمة ربما يحتاج للعديد من المحاولات والتجارب حتى تتمكن من توضيح نقاطك وطرح تساؤلاتك بطريقة صحيحة.

" إنهاء اجتماع و السؤال حول الهدف منه واحد من أكثر الأشياء المتقدمة التي تستطيع القيام بها، تقول لي ( Lee ) و لكن عليك أن تستذكر دوماً حقيقة : أن تصبح الشخص الذي يستطيع ان يتكلم بصوت عالي وأن تقول الحقيقة يعني أنك سَتُشَجِعُ كل شخص آخر في قاعة الاجتماع أن يقول ما يريد قوله دون خوف.

في الواقع ، التغيير ممكن عندما يقوم الأفراد بالتعبير عن آرائهم.

How to Handle Difficult Conversations

Asking three basic questions can strip challenging conversations of emotion، friction

هنا

رابط الكتاب : هنا