وظيفة المشتريات والتوريد وعلاقتها مع إدارة المخزون

لتوريد ونظام المشتريات وعلاقتها مع إدارة المخزون:

ما المقصود بالتوريد أو المشتريات؟

إنَّ المشتريات هي الحصول أو شراء البضائع والخدمات عمومًا، وللأغراض التجارية خصوصًا. تتضمن عمليّة المشتريات تحضير طلبات الشراء والاستلام النهائي للطلبيات وتجهيزها والحصول على الموافقات النهائية للدفع؛ إذ تنطوي المشتريات على عدّةَ وظائف، مثل: تخطيط المشتريات ووضع المعايير والمواصفات، وأبحاث المُوَرّدين وعملية اختيار المورّدين، والموارد المالية ومفاوضات الأسعار، إضافة إلى التحكّم ومراقبة المخزون، وتكون وظيفة المشتريات -عادة- جزءًا أساسيًّا من إستراتيجيّة الشركة لأن القدرة على شراء مواد معيّنة ستحدّد ربحيّة عمليات الشركة.

فما نظام المشتريات؟

هو العمليّات أو الإجراءات التي تحدّد كيفية شراء البضائع أو الخدمات. ويشمل نظام المشتريات تحضير طلبات الشراء وإعدادها، وإعداد مذكّرات الاستلام وتحضير أوامر الدفع؛ فتُشكِّل أنظمة المشتريات المكوّن الأساسي لإدارة مخزون فعّالة؛ إذ تراقب هذه الأنظمة مستويات المخزون الحاليّة وتساعد الشركة على تحديد البضائع الواجب شراؤها وكميّة الشراء وتوقيته.

وقد تعتمد أنظمة المشتريات على أنموذج كمية الطلب الاقتصادية (Economic Order Quantity EOQ) أو على أنموذج في الوقت المناسب (Just-In-Time JIT). وستنطرّق إلى شرح الأنموذجين بعد عرض مختصر لوظيفة المشتريات ونظامه.

وظيفة المشتريات ونظامه بالتفصيل:

إنَّ وظيفة المشتريات أساسًا هي: عملية الحصول على المنتجات والخدمات لكل من الأفراد والشركات، فكلاهما لديه عناصر معيّنة يجب عليه الحصول عليها.

وتنقسم عملية المشتريات عادةً إلى فئتين هما الشراء للاستعمال المباشر، والشراء للاستعمال غير المباشر.

ويشير الشراء للاستعمال المباشر إلى عملية شراء أي شيء يتعلق بالإنتاج، ويتضمّن ذلك جميع المواد الداخلة في إنتاج المنتج النهائي، كالمواد الخام وقطع التبديل (الغيار)، وتؤثر هذه الفئة من عمليّة المشتريات مباشرة في الإنتاج للشركات الصناعية وتركّز على إدارة سلسلة التوريد.

ويتضمن الشراء للاستعمال غير المباشر المشتريات التي لا علاقة لها بالإنتاج، أي جميع الموارد والمواد التي تستخدمها الشركة لتسهيل أعمالها.

وتشمل المشتريات للاستعمال غير المباشر كُلًّا من السلع والخدمات، كاللوازم المكتبية ومواد تشحيم الآلات وأية مستلزمات بسيطة أخرى، إضافة إلى المشتريات المعقدة وذات الكلف المرتفعة؛ مثل المعدات الرأسمالية والخدمات الاستشارية.

أهميّة المشتريات:

تنطوي عملية اتخاذ قرار الشراء على عدّة عوامل إضافية لِما ذُكِر سابقًا؛ مثل الشحن والتسليم، والفائدة الحديّة (هامش الربح) للسلعة المشتراة مقارنةً بكلفة شرائها، وتقلبات أسعار عديد من السلع والخدمات.

ويستطيع المستهلك -بتوفٌّر معلومات جيّدة عن السلعة قيد الشراء- تحليلَ التكاليف والفوائد (المردود) لهذه السلعة لاتخاذ قرار الشراء الأنسب، وتتفاوت الفائدة أو المردود المتوقع من الشراء تفاوتًا كبيرًا اعتمادًا على طبيعة السلعة قيد الشراء، فمن السهل التنبّؤ بقيمة شراء صابون غسل الصحون للمنزل ومعرفتها مقارنة بمعرفة قيمة استثمار ما، ومثال ذلك؛ شراء بائع الجملة المنتجات لإعادة بيعها لبائعي التجزئة (المفرق) ينطوي على خطورة انخفاض سعر هذا المنتج في السوق قبل أن يستطيع بائع الجملة تصريف هذا المنتج.

نعود إلى أنظمة المشتريات وعلاقتها مع أنموذجي إدارة المخزون:

أنموذج كمية الطلب الاقتصادية (Economic Order Quantity EOQ):

إنَّ كمية الطلب الاقتصادية هي الكمية المثالية لشراء سلعة من المخزون لكل طلبية شراء، ويكون ذلك عن طريق تحديد تكلفة الإنتاج ومعدّل الطلب على السلعة إضافة إلى متغيرات أخرى. ويهدف هذا الأنموذج إلى تقليل تكلفة الاحتفاظ بالمخزون والتكاليف المرتبطة بوضع الطلبية إلى أقل درجة ممكنة.

تأخذ معادلة كمية الطلب الاقتصادية بعين الحسبان أيضًا كُلًّا من تكاليف التخزين وتكاليف نقص المخزون إضافة إلى تكاليف وضع الطلبية.

وقد طوّر "فورد هاريس" هذا الأنموذج عام 1913، ومع مرور الوقت أُدخلَتْ عليه عدّة تحسينات وتعديلات. تفتَرض صيغة أنموذج كمية الطلب الاقتصادية ثبات الطلب وثبات كل من كلفة وضع الطلبية وكلفة الاحتفاظ بالمخزون.

صيغة أنموذج كمية الطلب الاقتصادية:

إذ إنَّ:

Q: كمية الطلب الاقتصادية مُقاسة بعدد الوحدات.

D: كمية الطلب على السلعة مُقاسة بعدد الوحدات – عادةً في سنة.

S: كلفة وضع الطلبية لطلب شراء واحد.

H: كلفة الاحتفاظ بالمخزون للوحدة الواحدة في سنة.

إنَّ هدف هذه الصيغة هو تحديد عدد الوحدات الأمثل لكل طلبية شراء لتخفيض الكلف المرتبطة بالشراء والتسليم والتخزين.

ويمكننا تحديد مستويات الإنتاج ومعدل تكرار الطلبية للسلعة بإدخال تعديلات على هذه الصيغة.

وتستخدِم إدارة التدفقات النقدية هذه الصيغة أيضًا لتقليل المبالغ المجمَّدة في المخزون إلى أكبر حد ممكن مع ضمان الإبقاء على مستويات مخزون كافية لتلبية حاجات الزبائن. وتمكّن هذه الصيغة الشركات من حساب مستوى المخزون الواجب عنده وضع طلبية جديدة من سلعة معينة.

مثال عن استخدام أنموذج كمية الطلب الاقتصادية:

لنفترض أن متجر ألبسة يبيع 1000 بنطال في السنة، وأن تكلفة تخزين البنطال الواحد بالسنة هي 5 دولارات، وتكلفة وضع الطلبيّة ثابتة وهي 3 دولارات.

إنَّ حساب كمية الطلب الاقتصادية هو الجذر التربيعي لـ (2 X 1000 بنطال X 3 كلفة الطلبية)/ (5 كلفة التخزين) أي 34.6 بنطال؛ يعني ذلك أن عدد البناطيل المثالي الواجب شراؤه في كل طلبيّة لتقليل التكاليف لأكبر حد ممكن هو أكثر بقليل من 34 بنطالًا.

يمكن حساب مستوى المخزون الواجب عنده وضع طلبية جديدة من البناطيل عن طريق صيغة أكثر تفصيلًا .

محدّدات استخدام أنموذج كمية الطلب الاقتصادية:

افتراض ثبات طلب المستهلكين على السلعة، فالواقع عكس ذلك.

افتراض ثبات كل من كلفة وضع الطلبيّة وكلفة التخزين، والواقع خلاف ذلك أيضًا.

على الرغم من هذه المحددات يستخدم هذا الأنموذج أساسًا للانطلاق منه ومقياسًا لأداء إدارة المشتريات.

أنموذج في الوقت المناسب (Just-In- Time JIT)

إنَّ نظام إدارة المخزون هذا مبني على إستراتيجية إدارية تُحاذي أو تُقابل طلب المواد الخام من المورِدين مع جدول الإنتاج مباشرة، وتستخدم الشركات هذه الإستراتيجة بإدارة المخزون لزيادة الكفاءة وتقليل الهدر عن طريق شراء المواد فقط عند الحاجة لها من قبل الإنتاج ممّا يقلل من كلفة المخزون. ويتطلّب تطبيق هذه الطريقة قدرة المُنتِج على التنبّؤ بالطلب على مُنتجاتِه على نحو دقيق.

ونأتي بمثال على أنموذج JIT لإدارة المخزون لصانع سيارت يعتمد على مستويات مخزون منخفضة لتشغيل عمله معوّلًا على سلسلة التوريد لديه لتوصيل قطع السيارات له بالوقت المناسب كي يصنع السيارات.

ولتأدية ذلك بفعّالية يجب أن تصل القطع المطلوبة لصناعة السيارات ليس قبل الحاجة أو بعدها من قبل عملية التّصنيع وإنما في الوقت المحدد تمامًا من قبل عملية التصنيع.

مزايا نظام JIT:

هناك عدة مزايا لنظام JIT مقارنة بالأنظمة التقليدية:

عمليّات الإنتاج تكون قصيرة ممّا يسهّل الانتقال من تصنيع منتج إلى منتج آخر.

تقليل التكاليف عن طريق تخفيض احتياجات المستودع وكلفة التخزين.

صرف مبالغ أقل على المواد الخام، لأن الشركة تشتري ما هو كافٍ لإنتاج السلّع المطلوبة فقط.

سلبيات نظام JIT:

الاضطرابات في سلسلة التوريد.

عدم قدرة مورد المواد الخام على توصيل الطلبية في الوقت المحدد بسبب عطل لديه.

عدم قدرة مورد المواد الخام على التوصيل نهائيًّا نتيجة إيقاف الإنتاج لديه إيقافًا كاملًا.

سيسبب الطلب المفاجئ أكثر من المتوقَّع على المنتَج النهائي تأخيرًا في توصيل الطلبيات إلى الزبائن.

ويبقى اختيار كل شركة لنظام إدارة المخزون أو لنسيج النظم لديها مرتبطًا بعوامل عدة؛ كطبيعة عمل الشركة وطبيعة سوق منتجات الشركة، فهل يميل الطلب إلى الثبات؟ وهل هو مَوسِمي؟ وهل بإمكان الشركة الحصول على عدّة موَردين للمواد الخام من ذوي الكفاءة العالية؟ وهل لدى إدارة الشركة وموظفيها الكفاءة المطلوبة لتبني نظام أكثر تطورًا؟ وهل بالإمكان تخفيض كلف التخزين والتوصيل؟

المصادر : 

1-هنا

2- هنا;

3- هنا