الحكمة التقليدية : تخبرنا الحكمة التقليدية ان الطريقة الافضل لايصال الخبر السيء للموظفين هي ان تكون موضوعيا و ايجابيا. لكن ذلك يمكن ان يدمر ثقة الموظفين ويجعل من الصعب عليهم ان يعملو سويا في المستقبل تقول اندريا ب.هوي Andrea P Howe. كاتبة المقال: السجل الميداني الموثوق :الادوات الشاملة للقيادة مع الثقة (ويلي 2011)،. تضيف اندريا Andrea :ان مساعدة الناس على التحضر لاستقبال الخبر السيء تعد افضل وسيلة للتعامل ،حيث يمكنك ان تبدأ المحادثة بجملة مثل (هذا غريب)،والتي تقوم بمقام التحذير من شيء سيء سيحصل. ملاحظة تحذيرية كهذه من الممكن ان تقدم قبل اعلام الموظف مثلا بأنهُ لا يتقدم في عمله او اخبار مشرفة العمل بحاجتها للتقدم خطوة و اتخاذ اجراء معين.

و تضيف هوي Howe: إن هذا الأسلوب يُظهِرُ بأنك مهتم بأن تُري الشخص ان شيئا ما سيحصل. يوافق رئيس مكتب المصادر الانسانية لمجموعة غريزارد للتواصل في أتلانتا،غاري.س جونز Gary S. Jones قائلا: بإمكان المذكرات القانونية ان تكون صديقك المفضل كمدير موارد بشرية محترف. امثلة اخرى عن التعابير التحذيرية تتضمن:
-لا يوجد طريقة سهلة لقول ذلك
-لن يعجبك ما سأقوله لك
-ليس لدي اي فكرة كيف ستتقبل ما يلي....

*دعهم يحزنون:
من الصعب التصديق أن البقاء ايجابيا او تشجيع الاخرين على البقاء ايجابيا هو فكرة سيئة.إلا أنه في النهاية في الحياة العملية و في مجال الأعمال اعتاد الناس على البحث عن الخطوط الفضية والفرص الذهبية التي تأتي في كل تحدي يمكن أن يواجههم في حياتهم العملية و الشخصية، و لكن كما يقول جونز: "الحقيقة عندمل نوصل خبرا سيئا فهناك احد ما يخسر شيئا.وعندما يمر الناس بتجربة الخسارة – مثل خسارة عمل او رفض طلب الإبعاد-فهم بحاجة للتعبير عن حزنهم. ويضيف جونز قائلا:"لا ينبغي علينا ان نرفض تعبيرهم عن حزنهم او ابعاده،إنما علينا ان نسمح لهم بالتعبير عن حزنهم فهو خطوة ضرورية لمساعدتهم على تخطي هذا الحزن والوصول الى سلوك اكثر اِثمارا".
إن إظهار التعاطف باستخدام بعض العبارات مثل: -اعرف أن هذا محزن بالنسبة لك.... -خذ وقتك... -بإمكاننا ان نُكمل عندما تكون جاهزا... عند ايصال الاخبار السلبية هو أمر جيد لتفعله.
في الواقع إن الموضوعية ايضا ليست كل شيء فهي تحتوي العديد من الثغرات،فالموظفون لا يرغبون في الاستماع الى المنطق الموجود في الخبر السيء في اللحظة التي يتلقون بها خبر تخطيهم في المكافأة.يقول جونز:"اننا نقدم لهم خدمة سيئة بقولنا'كن موضوعيا؛سيأتي دورك قريبا'".

*طريقة افضل:

تقترح هوي،فكر في الطريقة التي ستستخدمها بتوصيل ذات الخبر لصديق-ممزوجة بالتعاطف والشفقة وربما بعضا من الحب القوي اذا كان الوضع يستدعي ذلك-واستخدم هذه الطريقة لترشدك في تدبير هذه المحادثة مع موظف. يقدم كلا من هوي و جونز النصائح التالية للمساعدة في بناء الثقة:
بناء المصداقية: عندما تمتلك المصداقية فإن الموظفين سيصدقون كل ما تقوله.فالمصداقية هي العامل الذي يعتمد عليه معظم الناس في محاولاتهم لبناء الثقة مع الاخرين. ولكن ان تكون موثوقا هو اكثر من مجرد محاولة لتكون خبيرا.بل هي ان تكون محلا للمصداقية.تقول هوي:"كن راغبا في ان تقول 'انا لا اعرف' او 'لقد افسدت هذا حقا'".
بناء وتوطيد الموثوقية .تقول هوي:"الموثوقية هي الفعل و ما اذا كان الاخرون سيصدقون انك ستنفذ ما قلت انك ستقوم به".لتدعم ذلك،كن على علاقة متينة مع كل اصحاب المصلحة.

بناء وتوطيد المودة.قد تبدو نصيحة غريبة لخبراء الموارد البشرية في هذه الحالة،المودة توازي الامان. يطرح جونز سؤالا:"الى اي مدى تسطيع ان تقدم تقرير و تخلق حسا بالراحة؟".هذا يتضمن السماح لنفسك ان تكون قابلا للتأثر بالنقد امام الاخرين.
تخفيض التوجه الذاتي.بمعنى اخر،لا تجعل نفسك محور الحديث.ايصال الاخبار السيئة غير مريح للجميع غالبا،لذا من الطبيعي محاولة تجنب الامر.لا تفعل ذلك.غالبا يكون الناس بحاجة ان يسمعوا هذه الاخبار السيئة لمساعدتهم في التعلم و التقدم في مجال عملهم. عند القيام بذلك بالطريقة الصحيحة،يقول جونز:"في تلك اللحظة قد يظهر لك،أنك قدمت هدية رائعة للشخص الذي يستقبل الخبر السيء".

Establish credibility بناء وتوطيد المصداقية: تعدّ واحدة من أخلاقيات العمل والسلوك الوظيفي ومن المبادئ التي يجب على إدارة الموارد البشرية بكل منظمة التحلّي بها في تعاملها مع الموظفين، فعندما يتحلى أصحاب العمل بالصّدق الدّائم مع الموظفين، فإنّ الموظفين سيصدقون كل ما يقوله لهم ربّ العمل سواء بالظروف الجيدة أو السيئة. فالمصداقية هي "العامل الذي يعتمد عليه معظم الناس في محاولاتهم لبناء الثقة مع الاخرين".

Establish reliability بناء وتوطيد الموثوقية (الثّقة): تعدّ واحدة من أخلاقيات العمل والسلوك الوظيفي ومن المبادئ التي يجب على إدارة الموارد البشرية بكل منظمة التحلّي بها في تعاملها مع الموظفين، فعندما يكسب أصحاب العمل صفة المصداقية فإن الموظفين يبادلونهم بالثّقة، ومنه يكون تعريف الموثوقيّة أنّها ما إذا كان الآخرون سيصدقون أنك ستنفذ ما قلت أنك ستقوم به".

Establish intimacy بناء وتوطيد المودة: تعدّ واحدة من أخلاقيات العمل والسلوك الوظيفي ومن المبادئ التي يجب على إدارة الموارد البشرية بكل منظمة التحلّي بها في تعاملها مع الموظفين، فبعد كسب عنصري المصداقية والموثوقيّة وخلال فترة العلاقة التبادلية بين أصحاب العمل والموظّفين تنشأ حالة من المودّة والحميمية وهي بالتّعريف توازي مصطلح الأمان، وإذا أردنا تعريف المودة فهي "المدى الذّي تستطيع من خلاله أن تخلق حسّاً بالرّاحة خلال تعاملك مع مرؤوسيك".

Reduce self-orientation تخفيض التّوجّه الذّاتي: بمعنى آخر،ألا تجعل نفسك محور الحديث، أي عندما تريد كربّ عمل أو مدير موارد بشريّة إيصال أي معلومة أو تقرير أو فكرة ما لمرؤوسيك ، فعليك أنّ تخفّض من التّعبير عن هذه الفكرة بصيغة شخصيّة بل يجب الحديث بصيغة الفريق والمسؤولية الجمعيّة عن هذه الفكرة بحيث يشعر المرؤوس بأنّه جزء منها ويتحمّل المسؤوليّة تجاهها بصورة نابعة من حسّ الانتماء للمنظّمة.

المصادر :
هنا
هنا