في عملهم اليومي، يواجه المعماريون الكثير من التحديات: إدارة العملاء والمقاولين؛ التعامل مع آخر البرامج والتقنيات. صياغة طلبات التخطيط والأوراق. في هذا المقال تقدم ArchSmarter نصائح حول كيفية تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.
كيف يمكننا تحقيق أقصى قدر من فعاليتنا وكفاءتنا؟ كيف يمكننا إدارة التدفق المتزايد للمعلومات؟

1- معرفة الفرق بين مفهومي "الفاعلية" و "الكفاءة". فالفاعالية تعني أن تقوم بالأمور في نصابها الصحيح. أما الكفاءة تكون بفعل الأشياء بالأسلوب الأمثل. كلاهما مهم، ولكن الأولوية تقضي بأن تفعل الأشياء الصحيحة أولاً قبل أن تتمكن من القيام بها بالأسلوب الأمثل. عليك الجمع بين الأمرين وعندها ستكون فعلاً تعمل بذكاء لا بجهد!

2- تذكر دوماً مبدأ 80/20.
80% من النتائج تأتي من مُجرّد 20% من الجهد. لذا ينبغي عليك التركيز على النتائج لا العمل. فالمزيد من ساعات العمل لا يعني بالضرورة المزيد من النتائج.

3- ضع الخطوط الرئيسية لآلية تعاملك مع كافة المشاريع. صحيح أن كل مشروع فريد من نوعه، ولكن المشاريع بشكلها العام مُتشابه -إلى حدٍ ما- من حيث المهام. لذا وضع خطة ومنهجية لآلية التعامل مع المشاريع تُمكنك من العامل مع أي مشروع جديد بسلاسة.

4- استخدام قوائم المهام، تتيح معظم برامج إدارة المشاريع لك القدرة على إنشاء قوائم المهام المتعلقة بمشروعك. كما يمكنك إنشاء قوائم لكل مرحلة من مراحل المشروع. تستطيع من خلال استخدام قوائم المهام معرفة الإنجازات القياسية الخاصة بك، وما هي المتطلبات المتبقية لإنهاء المشروع.

5- ركّز على الوقت! الوقت هو أهم العناصر في حياتنا العملية وهو غير قابل للاسترجاع والزيادة لذا حاول قدر الإمكان الإستفادة من كل ثانية منه لأقصى حد.

6- خصص المساحة الكبيرة من وقتك خلال العمل للمهام ذات الأولوية والأهمية الأكبر.

7- حاول أن تعمل ساعات أقل، وليس أكثر. هذا يفرض عليك التركيز على المهام الأكثر أهمية. بالإضافة إلى ذلك، تظهر الأبحاث أن العمل لأكثر من أربعين ساعة يعتبر عمل غير مُنتج.

8- عليك أن تقوم بتسجيل كل ما تفعله خلال يوم العمل (كتابة بريد إلكتروني، تصفح الإنترنت، وغيره) ضمن جدول زمني. القيام بذلك لمدة أسبوع كامل سيكوّن لديك صورة جيدة حقاً حول أين يذهب وقتك.

9- كافة المشاريع تحتوي على بعض المهام التي لا نطيقها! ابدأ بهذه المهام واجعلها أولويتك في الصباح عندما تكون في قمة نشاطك. وعندما تتمكن من إنجازها، انتقل إلى المهام التي تستمتع بها فعلاً.

10- إذا كنت تعمل على عدد من المشاريع في وقت واحد، حاول أن تتعامل مع المهام المُتعلقة بمشروع واحد على شكل سلسلة، أفضل من القفز من مشروع إلى آخر. سيوفر ذلك المزيد من الوقت والجهد ويمكنك من التركيز على مُهمّة واحدة.

11- طور حالتك الإبداعية. كمعماريين ومُصممين؛ القيمة الكبرى للعمل الذي ننجزه تتطلب مدة زمنية طويلة. نحتاج الى التعمق في المشكلة لنفهمها جيداً. هكذا ننجز أفضل أعمالنا الإبداعية.

نظّم معلوماتك!

12- قلل من الاجتماعات.
قبل أن ترتب موعداً، اسأل نفسك: "لماذا رتّبنا هذا الاجتماع؟ هل هو ضروي؟ ما الهدف منه؟" اجتماعات أكثر تعني إنجاز أعمال أقل.
استخدم مُفكرة لتحديد الهدف والنتيجة المرجوّة من الاجتماع. حاول الوصول الى أقل عدد ممكن من الحاضرين وحدد وقت لانتهاء الاجتماع. اذا كنت بحاجة الى الاجتماع بشكل دوري مع فريق المشروع، اقترح اجتماعات ثابتة الموعد.

13- استعمل برنامج تصفية للرسائل في الإيميل الخاص بك لتصنيف الرسائل الواردة في مُجلدات مناسبة. أنا استخدم Thunderbird للايمل الخاص بي. حيث احدث فيلتر ليستهدف الرسائل الواردة التي فيها الكلمات مثل "unsubscribe". اذا كان هناك ايمل وارد فيه هذه الكلمة مثلاً، وهو غالباً رسالة أخبار أو قائمة إيميل. أي أنّه ليس إيميل مستعجل لزبون أوجامعة .Thunderbird ينقل هذه الرسائل الى مجلد "للقراءة لاحقا". هذا يجعل الايمل الخاص بي مرتباً بشكل جيد. اذا كنت تعمل على عدة مشاريع، يمكنك أن تحدث فيلتر باستخدام البريد الالكتروني المُرسِل.

14-لا تتفقد الايميل الخاص بك، عالجه بدلاً من ذلك. إن تفقّد الإيميل خلال فترات العمل غالباً ما يكون دون جدوى إن لم يكن مُنظم!

15- اطفئ الاشعارات الخاصة ببريدك الالكتروني على هاتفك أو حاسوبك. حيث انه فقط اختراع للتشتيت.

اعرف أدواتك!

16- ماذا يوجد في صندوق أدواتك؟ قم بجرد للادوات التي تستخدمها (الملموسة و الالكترونية) يومياً. كمثال رائع لجرد الأدوات: قارن كل أداة ومكانها في العمل الذي تريد القيام به. هل هذه الأداة مناسبة للعمل؟ من المفضل ان يكون لك أدوات قليلة تعرف جيداً كيف تستخدمها من أن تمتلك أدوات كثيرة لا تستخدمها.

17- متى كانت اخر مرة قمت بها بتدريب رسمي على برنامج حاسوبي؟ اذا كنت مثلي فأنت غالباً اخترت برنامج وتدربت على استخدامه منذ سنوات عدّة. المشكلة أننا نتمسك بالأساليب القديمة في القيام بالعمل، خاصةً اذا كنت لا تستخدم هذا البرنامج يومياً. لهذا بدأت بتعلم سلسة برامج اكسل للمعماريين Excel for architect. استنتجت اني لا أعرف كيف استخدم أيّ من الميزات المتقدمة في اكسل Excel لذا بدأت بتعلمهم.

18- استخدم اختصارات في لوحة المفاتيح. أغلب البرامج لها اختصارات للأوامر في لوحة المفاتيح. في الحالات السهلة يمكنك ان تبرمج اختصاراتك الخاصة. يمكنك أن تختصر الكثير من الوقت في اليوم باستخدام اختصارات لتنفيذ العمل الذي تقوم به.

19- اخترع قوالب جاهزة. هل ترسل ايميلات متشابهة بشكل متكرر؟ احفظ نسخة من الرسالة ك قالب (template). هل تستخدم وثائق متشابهة من مشورع لآخر؟ احفظ نسخة كقالب. البعض منها موجودة في برامج CAD و BIM. يمكنك ان توفر الكثير من الوقت و تقلل الأخطاء بتوحيد الوثائق التي تنتجها.

20- خصص الأدوات اللازمة للعمل بالطريقة التي تعمل بها عادةً. معظم البرامج الحديثة مرنة. يمكنك تخصيص البرنامج باستخدام واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بالبرنامج API. مع القليل من الجهد و القليل من المعرفة بالبرمجة، اذخل الى خصائص البرنامج واجعله يعمل أفضل و أسرع.

21-استخدم وحدات ماكرو لإعادة المهام المتكررة أوتوماتيكياً. لماذا تقوم بالعمل المزعج عندما يمكن لكومبيوترك القيام به؟ نعم، يحتاج الأمر لمعرفة بالبرمجة لكنه يمكن ان يوفر عليك الكثير من الوقت على المدى الطويل عندما تطور مهاراتك. عندما تقوم بمهمة بتكرار أكثر، يمكنك أن توفر وقت أكثر. يمكنك أن تراجع بعض وحدات الماكرو المجانية خاصة ببرنامج Revit من هنا و هنا

المصدر:
هنا

حقوق الصورة:
© elenabsl via Shutterstock