إنَّ الغالبية منا يمرون باجتماعات خلال حياتهم، سواء أكانت اجتماعات للعمل على مشاريع أو ضمن فرق عمل، وتستغرق هذه الاجتماعات كثيراً من وقتنا، فكم منا يكره هذه الاجتماعات ويرى أنَّها تمتد مدَّةً طويلة ولا يُتَّخذ قرارات فعالة أحياناً؟ لذلك ومن هنا انطلق مفهوم التيسير؛ الذي هو رحلة مجموعة من الأشخاص من خلال الاجتماعات وجلسات التخطيط لتحقيق هدف محدد، وتعدُّ في وقتنا الحالي مهارة ضرورية لكل الأشخاص الذين يتعاملون مع مجموعات العمل وفرق المشاريع، فهي تساعد الأشخاص على الاكتشاف والتعلم والتغيير وعلى التعرف إلى وجهات النظر المختلفة للمشاركين ومهاراتهم للوصول إلى بيئة تجمعهم معاً.

يساعد الميسرون الفرق على اجتماعاتهم في تحسين كيفية عمل الفريق معاً، والوصول إلى القرارات عن طريق الاستماع إلى كل فرد من الفريق، وحل الخلافات بنجاح، فَهم ليسوا بصانعي قرار ولا وسطاء ولا مشاركين في اتخاذ القرارات، إنَّما مهمتهم الفعلية هي أن يتفاعل المشاركون مع  بعضهم بعض مباشرة .

تُعدُّ عملية التيسير عملية سهلة إذ يُمكن لأيَّ شخص أن يصبح ميسراً، فَأن تصبح ميسراً جيداً هو مهارة وفن؛ لِأنَّ بعض الأشخاص لديهم موهبة وبراعة أكثر من غيرهم. أما معنى كلمة مهارة؛ أي أن يكون الشخص  قادراً على تعلم العديد من الأساليب والتقنيات وتحسينها بالممارسة .

ومن هذه المهارات التي تجعلك ميسراً أفضل:
1- الاستماع بفعالية إلى كل عضو من المشاركين.
2- طرح الأسئلة؛ إذ إنَّ الأسئلة المفتوحة تحفز النقاش.
3- حل المشكلات بين المشاركين.
4- اللغة الواضحة والشاملة.
5- معاملة المشاركين باحترام ويسمح لهم بالتعبير عن آرائهم وأفكارهم.

لا يمكن تجاهل أهمية وضرورة الاجتماعات، كونها الفترات التي تجمع الناس لتكوين القرارات واتخاذها. وهذا يعني أنَّه يجب  التخطيط لِموعد اجتماع يتناسب مع كل المشاركين مع مراعاة إمكانية تبديل الاجتماع في موعده أو مكانه، ولذلك وجدت بعض الطرائق والاستراتيجيات التي تساعد على التخطيط جيداً ومن ضمنها: طريقة EFFECT

هذه الطريقة تساعد على عمليات التخطيط عن طريق اتباع بعض الخطوات:
1- البيئة Environment: المقصود بها الأشياء التي يحتاج إليها للتعامل مع المجموعة لتسهيل تفاعلهم مع بعض.
2- التركيز على الجلسة  Focus: ما الهدف منها؟ وما هو موضوع التعلم أو العمل؟
3- المشاعر Feelings: ما هي حاجات المشاركين؟ وما المشاعر التي من الممكن أن تنتج عن الاجتماع؟
4- الخبرة Experiences: هل يحوي الاجتماع على الخبرات والأنشطة التي تحفز المشاركين للتعلم والاستكشاف؟
5- التغيير Changes: هل يريد المشاركون التغيير؟ وإذا كان ذلك فكيف؟
6- التوقيت Timings: هل خُصص الوقت المناسب والكافي لكل الأنشطة والخبرات؟

وبذلك يهتم التيسير بفهم أهداف الاجتماعات والجهة التي تؤدي الاجتماع، وإبقاء المشاركين على البرنامج والمضي قدماً، والحرص على مشاركة الجميع بما فيهم الهادئين والسيطرة على المشاركين الذين يميلون إلى التسلط، والتأكد من مشاركة الجميع بالقرارات.

يصبح التيسير مع الوقت أسلوب حياة، ولديك الآن عزيزي القارئ بعض المفاتيح للبدء باستخدام التيسير في اجتماعاتكم القادمة لجعلها أكثر فعالية وتشاركية وممتعة أكثر.

المصادر:
1- هنا
2- هنا
3- هنا
4- هنا